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KI-gestütztes CRM für Professionelle Dienstleistungen

Erfassen Sie jede Mandantenanfrage, organisieren Sie Akten und Kommunikation, verfolgen Sie abrechenbare Stunden und schützen Sie vertrauliche Daten — alles auf einer Plattform für professionelle Kanzleien.

Wir Verstehen Ihre Branche

Professionelle Dienstleistungen funktionieren durch Vertraulichkeit, Präzision und Vertrauen. Eine Anwaltskanzlei erhält eine dringende Anfrage von einem potenziellen Mandanten via WhatsApp um 21 Uhr; ist die Antwort langsam oder unprofessionell, geht der Mandant anderswohin. Ein Steuerbüro jongliert mit Steuerfristen, Mandantendokumenten und ständiger Kommunikation während der Erklärungssaison. Eine Beratung verwaltet mehrere Engagements, jedes mit unterschiedlichen Umfängen, Kontakten und Honoraren. TeknoVesta ist für diese Arbeit gebaut. Die Plattform erfasst jede Mandantenanfrage über Kanäle, organisiert Kommunikation nach Akte oder Engagement, verfolgt abrechenbare Zeit, verwaltet Dokumentenzugriff mit Vertraulichkeitskontrollen und hält Mandantendaten unter DSGVO konform.

Was TeknoVesta für Sie Tut

Mandantenaufnahme und Qualifizierung

Neue Anfragen (potenzielle Mandanten) durchlaufen einen strukturierten Aufnahmeprozess. KI extrahiert Falltyp, Dringlichkeit und Anforderungen zur Konfliktprüfung. Heiße Leads erhalten am selben Tag Partner-Antwort.

Akten- und Mandatsverwaltung

Jeder Fall, jede Akte oder jedes Mandat hat eigenen Arbeitsbereich mit verknüpfter Kommunikation, Dokumenten, Fristen und Teammitgliedern. Keine E-Mail-Durchsuchung mehr für den richtigen Kontext.

Vertraulicher Dokumententresor

Mandantendokumente mit rollenbasiertem Zugriff gespeichert. Nur zugewiesene Teammitglieder sehen bestimmte Dateien. Vollständiger Audit-Trail, wer auf was zugegriffen hat. Konform mit professionellen Vertraulichkeitsanforderungen.

Zeit- und Abrechenbare-Stunden-Erfassung

Erfassen Sie abrechenbare Zeit pro Akte oder Mandant. KI kategorisiert Kommunikationszeit (Anrufe, E-Mails, Termine) automatisch. Erstellen Sie Rechnungen mit detaillierten Zeiteinträgen im bevorzugten Format des Mandanten.

Fristen- und Meilenstein-Erinnerungen

Gerichtstermine, Steuerfristen, Vertragsverlängerungen, Verjährungen — nie verpasst. Automatische Erinnerungen an verantwortliche Teammitglieder und Mandanten-Statusupdates.

DSGVO- und Vertraulichkeits-Compliance

Erforderlich für professionelle Dienstleistungen, die sensible Mandantendaten verwalten. Audit-Logs, verschlüsselter Speicher, rollenbasierter Zugriff, Aufbewahrungsrichtlinien und Recht-auf-Vergessenwerden-Workflow integriert.

Typischer Arbeitsablauf

  1. 1

    Anfrage trifft ein

    Ein potenzieller Mandant meldet sich via WhatsApp, Webformular, E-Mail oder Telefon. KI erfasst die Anfrage, führt erste Qualifizierung durch (Falltyp, Zuständigkeit, Dringlichkeit) und erstellt einen Interessentendatensatz.

  2. 2

    Konfliktprüfung und Zuweisung

    Für Anwaltskanzleien: automatische Konfliktprüfung gegen bestehende Mandantenliste. Für alle: Akte dem richtigen Teammitglied zugewiesen basierend auf Praxisgebiet, Sprache und Verfügbarkeit.

  3. 3

    Erstberatung und Mandat

    Beratung geplant, Mandatsschreiben vorbereitet, Vorschuss eingezogen. Onboarding-Sequenz führt den Mandanten durch Dokumentensammlung und Erwartungen.

  4. 4

    Aktive Aktenverwaltung

    Während des Mandats: Kommunikation nach Akte organisiert, Dokumente sicher geteilt, abrechenbare Zeit verfolgt, Fristen überwacht und Mandant regelmäßig aktualisiert.

  5. 5

    Abschluss und langfristige Beziehung

    Akte sauber geschlossen mit Schlussrechnung und Dokumentenarchiv. Mandant für zukünftige Bedürfnisse durch periodische Check-ins und relevante Updates engagiert gehalten.

Warum Diese Branche Profitiert

Mehr konvertierte Aufnahmen

Schnelle, professionelle Antwort auf neue Anfragen (in Minuten, nicht Tagen) gewinnt Mandanten, die sonst Ihre Konkurrenz anrufen würden. Aufnahme-zu-Mandat-Conversion verbessert sich um 40-60%.

Bessere Aktenorganisation

Keine E-Mail-Durchsuchung mehr für Mandantenkontext. Jede Akte hat alle Kommunikation, Dokumente und Fristen an einem Ort. Erfahrenes Personal kann sofort in jeden Fall einsteigen.

Mehr erfasste abrechenbare Stunden

Automatische Zeiterfassung bei Kommunikation stellt sicher, dass alle abrechenbaren Aktivitäten erfasst werden. Die meisten Kanzleien stellen fest, dass 10-20% der abrechenbaren Zeit zuvor nicht in Rechnung gestellt wurden.

Compliance und Risikoschutz

Angemessene Vertraulichkeitskontrollen, Audit-Logs und Aufbewahrungsrichtlinien schützen vor Berufshaftungsrisiken und regulatorischen Strafen. Erforderlich unter DSGVO für Rechts- und Finanzprofis.

Branchenspezifische FAQ

Kann TeknoVesta in Kanzleisoftware integriert werden?

Ja. Wir integrieren uns mit gängigen Kanzlei-Plattformen (RA-MICRO, AnNoText, DATEV, individuelle Systeme), sodass Akten, Kontakte und abrechenbare Stunden automatisch in TeknoVesta fließen.

Wie werden Vertraulichkeit und Interessenkonflikte behandelt?

Konfliktprüfungen laufen gegen Ihre bestehende Mandantendatenbank vor jedem neuen Mandat. Dokumente und Kommunikation in Ruhe und Übertragung verschlüsselt. Rollenbasierter Zugriff mit vollständigen Audit-Logs.

Ist es für kleine Kanzleien mit wenigen Partnern geeignet?

Ja. TeknoVesta skaliert von Einzelpraktikern und kleinen Kanzleien bis zu Multi-Office-Strukturen. Preise und Funktionen passen sich Ihrer Größe an. Kleine Kanzleien profitieren am meisten: Tools auf Enterprise-Niveau zu einem Bruchteil der typischen Kosten.

Sprechen wir über Ihr Geschäft

Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie TeknoVesta zu Ihren Abläufen passt